การใช้ Excel สร้างฟอร์มทางธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการใหม่

สำหรับผู้ประกอบการใหม่ นอกจากจะต้องวุ่นวายการการจดทะเบียนพานิชย์ การหาพนักงานมาทำงาน การตกแต่ง Office ใหม่แล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ การหาลูกค้า และเมื่อเกิดการติดต่อกับลูกค้า ก็จำเป็นจะต้องมีแบบฟอร์มต่างๆ ตั้งแต่ยังไม่เกิดการซื้อขาย เช่น ใบเสนอราคา, ใบแสดงราคาสินค้า เป็นต้น ซึ่งหากจะต้องใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการออกเอกสารต่างๆ เหล่านี้ ก็คงจะต้องมองหาโปรแกรมที่เหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจของเราด้วย หากยังไม่พบโปรแกรมที่เฉพาะเจาะจงแล้วหล่ะก็ ผมขอแนะนำโปรแกรม Microsoft Excel

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสารพัดประโยชน์โปรแกรมหนึ่งที่ควรมีติดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ Office ไว้ ซึ่งมันจะมาพร้อมกับโปรแกรม Microsoft Office ณ วันทีเขียนบทความนี้รุ่นล่าสุดจะเป็นเวอร์ชั่น 2010 โปรแกรม Excel สามารถใช้ได้กับงานทำตารางแบบฟอร์มทุกประเภท และยังสามารถสร้างสูตรคำนวณไว้ในแบบฟอร์มนั้นด้วย ซึ่งจะช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลากดเครื่องคิดเลย และลดข้อผิดพลาดได้อีกด้วย ดังนั้นแบบฟอร์มต่างๆ เช่น ใบเสนอราคา, ใบเสร็จ, ใบกำกับภาษี สามารถสร้างไว้ในไฟล์ Excel แล้วเก็บแยกเป็นรายใบ ก็ช่วยให้ผู้ประกอบการใหม่สามารถพิมพ์เอกสารต่างๆ ออกมาได้อย่างมืออาชีพ และถ้าหากบางรายใช้แบบฟอร์มที่พิมพ์สำเร็จมาจากโรงพิมพ์ ก็สามารถใช้ร่วมกับโปรแกรม Excel ได้ เพราะเราสามารถจัดจำแหน่งการพิมพ์ให้ตรงกับช่องของแบบฟอร์มได้ โดยไม่ต้องไปจ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนโปรแกรมเฉพาะเพื่อการพิมพ์

หากผู้ประกอบการใดสนใจอยากฝึกใช้งาน Excel ในปัจจุบันก็มีบริษัทที่เปิดหลักสูตร สอน Excel อยู่หลายที่ ลองค้นหาจาก Google และเลือกดูตามความชอบและความสะดวกในการเดินทางไปเรียนได้เลย

Excel SMEs คำถามยอดฮิต ธรุกิจ SME ไทย Part 1

สำหรับหลายๆ คน คงจะมีฝันที่จะมีธุรกิจเป็นของตนเอง และแน่นอนว่า ย่อมเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความพยายามกว่าจะไปถึงจุดนั้นได้ หลายคนอาจจะเริ่มด้วยการหาธุรกิจที่ทำนอกเวลางานเป็นอาชีพเสริมไปก่อน และเมื่อมีรายได้เพิ่มมากขึ้นก็ค่อยออกจากงานประจำ หรือบางคน ไม่คิดที่จะทำงานประจำ แต่เสาะแสวงหาโอกาสในการทำธุรกิจของตนเอง ต่างคนต่างความคิด ต่างเส้นทางแต่จุดมุ่งหมายเดียวกันคือการมีธุรกิจเป็นของตนเอง และวันก่อนหลังจากจบการ สอน Excel แล้วก็ได้ไปอ่านหนังสือคำถามยอดฮิต SME Thai มาบทความน่าสนใจเลยเอามาเล่าสู่กันฟังสำหรับผู้ที่อยากมีธุรกิจเป็นของตนเอง ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดี ควรจะมีความพร้อมอะไรบ้าง ดังนี้

1. มีความรู้ความชำนาญในธุรกิจที่จะทำ

คนที่คิดจะทำธุรกิจอะไร ย่อมควรจะต้องมีความรู้ในธุรกิจที่จะทำ แม้จะไม่สามารถหลีกเลี่ยงการจ้างพนักงานได้ แต่ในฐานะเจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องมีความรู้ในสิ่งที่จ้างให้พนักงานทำ เพื่อที่จะสามาถสั่งการและควบคุมการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ รวมถึงสามารถประหยัดต้นทุนในสิ่งที่ไม่จำเป็นได้ ดังนั้นหากยังไม่มีความรู้ความชำนาญในธรุกิจที่จะทำก็ควรหาทางศึกษาเพิ่มเติมประสบการณ์ก่อน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้

2. มีเงินทุน

เงินทุนเป็นปัจจัยสำคัญในการเริ่มต้นทำธุรกิจ โดยจะจำแนกเงินทุนออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ

  • เงินทุนในการเริ่มก่อตั้งกิจการ คือ สินทรัพย์ในรูปของที่ดิน อาคาร เงินสด ซึ่งควรมีมูลค่าอย่างน้อย 1 ใน 3 ของการลงทุนทั้งหมด ส่วนที่เหลืออาจจะขอกู้จากสถาบันการเงินได้
  • เงินทุนหมุนเวียน หรือ สายป่าน อาจจะเป็นเงินของผู้ประกอบการเอง หรือมาจากการกู้เงินจากธนาคารก็ได้ ใช้สำหรับใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจและเผื่อไว้สำหรับรายการจ่ายที่อยู่นอกเหนือความคาดหมาย

3. การตลาด

เจ้าของธุรกิจควรมีตลาดรองรับสินค้าที่จะผลิตออกมา ต้องทราบว่าผลิตมาแล้วจะขายให้กับใคร มีลูกค้ารองรับเพียงพอหรือไม่ ลูกค้ามีคุณภาพมากน้อยแค่ไหน จะชำระเงินตรงเวลา และไม่ทำให้สินค้าค้างสต๊อก

4. วัตถุดิบ

สำหรับกิจการประเภทโรงงาน วัตถุดิบถือเป็นปัจจจัยสำคัญมาก โดยเฉพาะโรงงานที่ต้องนำสินค้าเกษตรมาแปรรูป ซึ่งผู้ประกอบการจะต้องวางแผนในการบริหารจัดการวัตถุดิบให้ดี และควรตั้งโรงงานใกล้กับแหล่งวัตถุดิบ แต่ไม่ควรตั้งโรงงานในพื้นที่ที่มีโรงงานประเภทเดียวกันตั้งอยู่ก่อนแล้ว เพราะจะทำให้เกิดการแย่งวัตถุดิบ ส่งผลให้วัตถุดิบมีราคาแพง ต้นทุนสูง และอาจขาดแคลนวัตถุดิบได้

5. แรงงาน

ปัจจุบันประเทศไทยมีอัตราการว่างงานค่อนข้างต่ำ ทำให้ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ต้องประสบปัญหาการขาดแคลแรงงาน ดังนั้น หากจะเริ่มธุรกิจใหม่ โดยเฉพาะกิจการที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก เจ้าของธุรกิจควรมีแหล่งจัดหาแรงงานถูกกฏหมายที่มีความชำนาญ หรืออาจจำเป็นต้องพิจารณาหาแหล่งตั้งโรงงานบริเวณชายแดนติดกับประเทศเพื่อนบ้านก็เป็นได้